Fakturę wystawiasz na podstawie zawartej umowy i rzeczywiscie wykonanej pracy — gdy otrzymujesz pieniądze za współpracę z marką, agencją lub platformą. Obowiązek wystawienia faktury rodzi się w momencie, gdy dochodzi do transakcji handlowej, niezależnie od tego, czy umowa była pisana czy ustna. To nie jest porada prawna, ale ogólna praktyka wymagana przepisami o podatku VAT i rachunkowości.
Kiedy MUSISZ wystawić fakturę
Faktura staje się konieczna, gdy druga strona jest podatnikiem VAT lub prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli pracujesz na umowę o dzieło, umowę zlecenia lub samostojną współpracę z firmą — wystawienie faktury jest obowiązkowe. Jeśli pracujesz prywatnie (bez rejestracji działalności) i druga strona jest osobą fizyczną niezwiązaną z biznesem, obowiązek faktury może nie dotyczyć, ale to sytuacja rzadka w branży. W większości przypadków twojego odbiorcy to agencje, marki lub platformy, które faktury wymagają do księgowości.
Warunki i wyjątki
Jeśli masz zarejestrowaną działalność gospodarczą (DG, JDG, S.A.), wystawianie faktur to Twój obowiązek. Jeśli pracujesz na zlecenie bez rejestracji, możesz w niektórych przypadkach wystawić rachunek uproszczony, ale tylko pod warunkami określonymi prawem. Wiele platform (TikTok, Instagram, YouTube) wystawia swoje własne dokumenty za wypłacone wynagrodzenia — wtedy nie musisz wystawiać faktury na nich, ale sprawdź umowę. Zawsze czytaj umowę z kontrahentem — może zawierać specjalne warunki dotyczące sposobu rozliczenia.
Praktyczne kroki przy wystawianiu faktury
- Zbierz dane kontrahenta — nazwa firmy, NIP, adres, osoba do kontaktu. Bez tego faktury nie wystawisz.
- Przygotuj szczegóły pracy — co konkretnie wykonałeś (nagrania, sesje, posty, godziny), datę wykonania, ustaloną cenę.
- Określ datę wystawienia i termin płatności — wiele umów określa to z góry (np. 14 dni od wystawienia).
- Dodaj numer NIP i dane swojego konta — jeśli prowadzisz działalność, Twoje dane identyfikacyjne muszą być widoczne.
- Wyślij fakturę przed lub tuż po płatności — nie czekaj zbyt długo, by uniknąć problemów z dokumentacją.
Zanim wyślesz fakturę, upewnij się, że data wystawienia jest poprawna, kwota zgadza się z umową, a wszystkie dane kontrahenta są dokładne. Nie wystawiaj faktury na więcej pieniędzy niż rzeczywiście zarabiasz — to frauda. Zachowaj kopie wszystkich umów, korespondencji i dowodów pracy.